Sinais de que a sua empresa introduz dados à mão
Se reconhece dois ou mais, há horas da sua equipa que podem ser recuperadas.
Introduzir dados à mão não é grátis, mesmo que não apareça na fatura
Tempo
Horas de pessoas qualificadas dedicadas a trabalho que não exige critério. E esse tempo cresce com o negócio: mais encomendas, mais introdução manual.
Erros
Um dígito trocado é uma fatura mal emitida, uma encomenda errada ou um recebimento que não bate certo. E descobre-se tarde, quando corrigir custa mais.
Decisões às cegas
Se o dado passa por três mãos antes de chegar, chega sempre atrasado. Decide com a fotografia da semana passada.
Quanto lhe custa introduzir dados à mão?
Ajuste os valores com os números da sua equipa.
3 pessoas × 5 h/semana × 46 semanas × 22 €/h
Estimativa indicativa calculada apenas com os valores que introduz, assumindo 46 semanas úteis por ano. Não é uma proposta nem uma garantia de poupança: quantas horas se podem recuperar depende de cada processo e é analisado no diagnóstico.
QUERO VER QUANTAS SE PODEM RECUPERARO que é a integração de sistemas?
É conseguir que os programas da sua empresa troquem informação entre si, sem uma pessoa pelo meio a copiar e colar. Quando o ERP, a folha de cálculo, a contabilidade e o e-mail não comunicam, alguém tem de fazer de ponte: isso é introduzir dados à mão, ou, dito de outra forma, a dupla introdução de dados.
Integrar não é mudar de programas. É acrescentar as ligações que faltam para que uma encomenda, uma fatura ou um cliente sejam introduzidos uma vez e apareçam onde são precisos.
O que ligamos
- ERPOdoo e ERP setoriais, por API ou web service
- ContabilidadeFicheiros de integração contabilística, como o do A3, para o seu contabilista
- Folhas de cálculoExcel e CSV que hoje servem de ponte entre programas
- DocumentosFaturas e guias de remessa em PDF, XML ou imagem, lidas com IA
- As suas próprias aplicaçõesUma API para que outros sistemas escrevam e leiam sem intermediários
Três formas de acabar com a introdução manual
Não é preciso mudar de programas. Em cada caso, escolhemos a porta que já está aberta.
Ligar
Ligamos os seus programas por API ou web service: ERP, CRM, loja online, contabilidade. O que entra num aparece no outro, sem que ninguém o copie.
Ler
Quando o dado chega num documento, a IA lê-o: PDF, Excel, XML, CSV ou uma fotografia. Cruza-o com as suas fichas e uma pessoa confirma-o antes de o guardar.
Exportar
Se o destino não tem API, geramos o ficheiro que ele já sabe importar. A contabilidade ou o contabilista carregam-no num só passo, em vez de introduzir lançamento a lançamento.
Integrações que já estão a funcionar
Fornecedores, compras e faturas sincronizados
Integração por web service com o ERP de um grupo de empresas: cada sociedade tem a sua própria base de dados e todas são lidas a partir de um único ponto, sem exportar nem reimportar.
De uma pilha de PDF a faturas registadas
São carregadas em lote em PDF, Excel, XML, CSV ou imagem. A IA extrai os dados, associa cada fatura ao seu fornecedor e o utilizador só revê antes de guardar.
O ficheiro contabilístico, gerado automaticamente
Faturas emitidas e recebidas do período no ficheiro de integração contabilística do A3, pronto a importar. O contabilista deixa de voltar a introduzir o que já estava registado.
O documento de controlo, emitido a partir do ERP
O ERP cria e emite o DeCA (documento eletrónico de controlo do transporte em Espanha) com uma chamada à nossa API e recebe o QR de volta. Ninguém volta a introduzir o transporte noutro ecrã. Ver o DeCA.
Sem estragar o que já funciona
Diagnóstico
Desenhamos por onde circulam os seus dados, quem os introduz e quantas vezes. O resultado é uma lista de processos ordenada pelas horas que se podem recuperar.
Um processo primeiro
Começamos pelo que consome mais horas. O método manual convive com o automático até este estar validado com os seus dados reais.
Medir e alargar
Comparamos as horas libertadas com a estimativa. Com o primeiro a funcionar, decide-se o seguinte.
Guia: quanto custa introduzir dados à mão entre programas e como deixar de o fazer
O que nos perguntam primeiro
Tenho de mudar os programas que já uso?
Não. Ligamos os que já tem. O objetivo é que deixem de precisar de uma pessoa pelo meio, não substituí-los.
E se o meu programa não tiver API?
Há outras vias: os ficheiros que já sabe exportar ou importar, um web service, ou ler com IA os documentos que gera. O diagnóstico serve para encontrar a porta.
Quanto tempo demora uma integração?
Depende dos sistemas e do processo. Por isso começa-se por um só, o que consome mais horas, e alarga-se quando estiver a funcionar.
O que significa introduzir dados à mão?
Escrever manualmente num programa informação que já existe noutro sítio: um PDF, um Excel ou outro programa. É a dupla introdução de dados, e cada vez que se repete é tempo perdido e uma oportunidade de erro.
É possível automatizar as faturas de fornecedores?
Sim. A IA lê a fatura em PDF, Excel, XML, CSV ou imagem, extrai os dados, cruza-os com a ficha do fornecedor e uma pessoa confirma-os antes de os guardar.
Como se liga o ERP à contabilidade?
Se o programa de contabilidade tiver API, diretamente. Se não, gerando o ficheiro de integração contabilística que ele já sabe importar, como o do A3, para carregar as faturas do período num só passo.
É seguro ligar os meus sistemas?
Cada ligação usa credenciais próprias com as permissões mínimas de que precisa, e os dados circulam cifrados. Tudo é revisto no diagnóstico antes de mexer em qualquer coisa.
Quanto custa?
O diagnóstico não tem custo. Depois, cada processo é orçamentado separadamente, com a estimativa de horas que liberta, para que decida com números.