Chega uma fatura em PDF. Alguém a abre e introduz no ERP o fornecedor, os montantes e o IVA. Depois copia tudo para um Excel «para controlo». No fim do mês, o gabinete de contabilidade volta a introduzi-lo na contabilidade. O mesmo dado, escrito quatro vezes por três pessoas diferentes.
É isto que significa passar dados à mão: voltar a introduzir informação que já existe noutro sítio. Acontece em quase todas as empresas que foram acumulando programas ao longo dos anos sem que ninguém os ligasse entre si. Este artigo explica como calcular quanto isso lhe custa e que opções existem para deixar de o fazer, sem mudar de programas.
Porque é que uma empresa acaba a passar dados à mão?
Ninguém o decide. Compra-se um ERP para a operação, a contabilidade é feita pelo contabilista com o seu próprio programa, os clientes enviam encomendas por e-mail e os fornecedores enviam faturas em PDF. Cada peça funciona bem sozinha. O problema é o vazio entre elas, e esse vazio é preenchido por uma pessoa.
Os sinais são fáceis de reconhecer:
- O mesmo cliente está registado em três programas, com dados diferentes em cada um.
- As faturas de fornecedores são introduzidas à mão, a olhar para o PDF.
- Existe um Excel intermédio «para passar depois» para o programa a sério.
- O contabilista volta a introduzir o que a sua empresa já tinha registado.
- Há uma única pessoa que sabe como se passam os dados.
Quanto custa passar dados à mão
O custo não aparece em nenhuma fatura e, por isso, é subestimado. Tem três componentes.
Tempo
É a parte que se consegue calcular. Multiplique o número de pessoas que passam dados à mão pelas horas que lhe dedicam por semana, pelas semanas úteis do ano e pelo custo por hora com encargos sociais. Com os seus próprios números, obtém um valor anual que costuma surpreender. Pode fazer as contas na calculadora da página de integração.
Erros
Cada vez que um dado é introduzido à mão, há uma oportunidade de errar. Um dígito trocado é uma fatura mal emitida, uma encomenda errada ou um recebimento que não bate certo, e normalmente só se descobre tarde, quando corrigir custa mais.
Atraso
Se o dado passa por três mãos antes de chegar ao sítio onde é consultado, chega sempre tarde. Decide-se com a fotografia da semana passada.
Três formas de deixar de passar dados à mão
Não é preciso substituir os programas que já funcionam. Trata-se de acrescentar as ligações que faltam, e há três maneiras de o fazer, consoante o que cada programa permite.
1. Ligar por API ou web service
Muitos ERP, CRM, lojas online e programas de contabilidade têm uma porta de entrada para que outros programas leiam e escrevam dados. Se existir, a integração é direta: o que entra num aparece no outro sem que ninguém o copie.
2. Ler os documentos com IA
Quando o dado chega dentro de um documento, como uma fatura de fornecedor, pode ser lido automaticamente a partir de um PDF, Excel, XML, CSV ou de uma fotografia. O segredo é não gravar às cegas: os dados são cruzados com a ficha do fornecedor e uma pessoa confirma-os com um clique. Deixa de escrever, mas continua a rever.
3. Exportar no formato que o destino já entende
Se o programa de destino não tiver API, quase sempre consegue importar algum tipo de ficheiro. É o caso da contabilidade: gerar o ficheiro de integração contabilística, como o do A3 (software de contabilidade muito usado em Espanha), permite carregar as faturas do período de uma só vez, em vez de as lançar movimento a movimento.
Por onde começar
- Desenhe o percurso dos seus dados. O que entra, em que programa, quem o passa para onde e quantas vezes.
- Escolha um único processo. O que consome mais horas, não o mais vistoso.
- Deixe o manual e o automático conviverem até validar o novo processo com dados reais.
- Meça as horas libertadas e use esse resultado para decidir o processo seguinte.
Para calcular se compensa, tem o método completo em como calcular o ROI real de automatizar um processo.
Como o fazemos na Effic Software
Integrámos por web service o ERP setorial de um grupo de quatro sociedades, lemos com IA as faturas de fornecedores em lote, geramos o ficheiro de integração contabilística do A3 e disponibilizamos uma API para que um ERP como o Odoo emita documentos sem ter de os voltar a introduzir. Tudo começa com um diagnóstico sem custos, em que se desenha o percurso dos seus dados e se ordenam os processos pelas horas que é possível recuperar.
Tem todos os detalhes e a calculadora em integração de sistemas: deixe de passar dados à mão.