Llega una factura en PDF. Alguien la abre y teclea el proveedor, los importes y el IVA en el ERP. Después lo copia a un Excel «para control». A final de mes la gestoría vuelve a teclearlo en la contabilidad. El mismo dato, escrito cuatro veces por tres personas distintas.
Eso es picar datos: pasar a mano información que ya existe en otro sitio. Pasa en casi todas las empresas que han ido sumando programas con los años sin que nadie los conectara. Este artículo explica cómo calcular lo que te cuesta y qué opciones hay para dejar de hacerlo, sin cambiar de programas.
¿Por qué acaba una empresa picando datos?
Nadie lo decide. Se compra un ERP para la operación, la contabilidad la lleva la gestoría con su propio programa, los clientes mandan pedidos por correo y los proveedores facturas en PDF. Cada pieza funciona bien sola. El problema es el hueco entre ellas, y ese hueco lo rellena una persona.
Las señales son fáciles de reconocer:
- El mismo cliente está dado de alta en tres programas, con datos distintos en cada uno.
- Las facturas de proveedor se teclean mirando el PDF.
- Existe un Excel intermedio «para pasarlo luego» al programa de verdad.
- La gestoría vuelve a teclear lo que tú ya tenías metido.
- Hay una persona que es la única que sabe cómo se pasan los datos.
Lo que cuesta picar datos
El coste no aparece en ninguna factura, por eso se subestima. Tiene tres partes.
Tiempo
Es la parte que se puede calcular. Multiplica las personas que pasan datos a mano por las horas que dedican a la semana, por las semanas laborables del año y por su coste por hora con cargas sociales. Con tus propios números sale una cifra anual que suele sorprender. Puedes hacer la cuenta en la calculadora de la página de integración.
Errores
Cada vez que un dato se teclea es una oportunidad de equivocarse. Un dígito cambiado es una factura mal emitida, un pedido equivocado o un cobro que no cuadra, y normalmente se descubre tarde, cuando corregirlo cuesta más.
Retraso
Si el dato pasa por tres manos antes de llegar a donde se consulta, siempre llega tarde. Se decide con la foto de la semana pasada.
Tres formas de dejar de picar datos
No hace falta sustituir los programas que ya funcionan. Se trata de añadir las conexiones que faltan, y hay tres maneras de hacerlo según lo que permita cada programa.
1. Conectar por API o web service
Muchos ERP, CRM, tiendas online y programas de contabilidad tienen una puerta para que otros programas lean y escriban. Si existe, la integración es directa: lo que entra en uno aparece en el otro sin que nadie lo copie.
2. Leer los documentos con IA
Cuando el dato llega dentro de un documento, como una factura de proveedor, se puede leer automáticamente desde PDF, Excel, XML, CSV o una foto. La clave es no guardar a ciegas: los datos se cruzan con la ficha del proveedor y una persona los confirma con un clic. Deja de teclear, pero sigue revisando.
3. Exportar en el formato que el destino ya entiende
Si el programa de destino no tiene API, casi siempre sabe importar algún fichero. Es el caso de la contabilidad: generar el fichero de enlace contable, como el de A3, permite cargar las facturas del periodo en un paso en vez de teclearlas asiento a asiento.
Por dónde empezar
- Dibuja el camino de tus datos. Qué entra, en qué programa, quién lo pasa a dónde y cuántas veces.
- Elige un solo proceso. El que más horas se come, no el más vistoso.
- Deja convivir lo manual con lo automático hasta validar el nuevo proceso con datos reales.
- Mide las horas liberadas y usa ese resultado para decidir el siguiente.
Para calcular si compensa, tienes el método completo en cómo calcular el ROI real de automatizar un proceso.
Cómo lo hacemos en Effic Software
Hemos integrado un ERP sectorial de un grupo de cuatro sociedades por web service, leemos con IA las facturas de proveedor en lote, generamos el enlace contable de A3 y exponemos una API para que un ERP como Odoo emita documentos sin volver a teclearlos. Todo parte de un diagnóstico sin coste en el que se dibuja el camino de tus datos y se ordenan los procesos por horas recuperables.
Tienes el detalle y la calculadora en integración de sistemas: deja de picar datos.