Sosește o factură în format PDF. Cineva o deschide și tastează în ERP furnizorul, sumele și TVA-ul. Apoi copiază totul într-un Excel „pentru control”. La sfârșitul lunii, firma de contabilitate introduce din nou aceleași date în programul de contabilitate. Aceeași informație, scrisă de patru ori de trei persoane diferite.
Aceasta este reintroducerea manuală a datelor: transcrierea de mână a unor informații care există deja în altă parte. Se întâmplă în aproape toate companiile care au adăugat programe de-a lungul anilor fără ca cineva să le conecteze. Acest articol explică cum calculați cât vă costă și ce opțiuni aveți pentru a renunța la această practică, fără să schimbați programele.
De ce ajunge o companie să reintroducă datele de mână?
Nimeni nu decide asta. Se cumpără un ERP pentru operațiuni, contabilitatea este ținută de o firmă externă cu propriul program, clienții trimit comenzi pe e-mail, iar furnizorii trimit facturi în PDF. Fiecare piesă funcționează bine separat. Problema este golul dintre ele, iar acest gol îl umple o persoană.
Semnalele sunt ușor de recunoscut:
- Același client este înregistrat în trei programe, cu date diferite în fiecare.
- Facturile furnizorilor sunt tastate privind la PDF.
- Există un Excel intermediar, „ca să fie transferat mai târziu” în programul propriu-zis.
- Firma de contabilitate tastează din nou ceea ce dumneavoastră ați introdus deja.
- Există o singură persoană care știe cum se transferă datele.
Cât costă reintroducerea manuală a datelor
Costul nu apare pe nicio factură, de aceea este subestimat. Are trei componente.
Timpul
Este partea care se poate calcula. Înmulțiți numărul persoanelor care transferă date manual cu orele pe care le dedică acestei activități pe săptămână, cu numărul săptămânilor lucrătoare din an și cu costul lor orar, inclusiv contribuțiile sociale. Cu cifrele dumneavoastră reale rezultă o sumă anuală care de obicei surprinde. Puteți face calculul cu calculatorul de pe pagina de integrare.
Erorile
De fiecare dată când o informație este tastată, apare o ocazie de a greși. O cifră inversată înseamnă o factură emisă greșit, o comandă eronată sau o încasare care nu se potrivește, iar de obicei eroarea se descoperă târziu, când corectarea ei costă mai mult.
Întârzierea
Dacă informația trece prin trei mâini înainte să ajungă acolo unde este consultată, ajunge mereu cu întârziere. Deciziile se iau pe baza imaginii de săptămâna trecută.
Trei modalități de a renunța la reintroducerea manuală a datelor
Nu este nevoie să înlocuiți programele care funcționează deja. Este vorba de adăugarea conexiunilor care lipsesc și există trei modalități de a face acest lucru, în funcție de ce permite fiecare program.
1. Conectarea prin API sau web service
Multe ERP-uri, CRM-uri, magazine online și programe de contabilitate au o „ușă” prin care alte programe pot citi și scrie date. Dacă aceasta există, integrarea este directă: ceea ce intră într-un program apare în celălalt fără ca cineva să copieze ceva.
2. Citirea documentelor cu IA
Când informația sosește într-un document, precum o factură de la furnizor, ea poate fi citită automat din PDF, Excel, XML, CSV sau dintr-o fotografie. Cheia este să nu salvați nimic orbește: datele sunt comparate cu fișa furnizorului, iar o persoană le confirmă cu un clic. Nu mai tastați, dar continuați să verificați.
3. Exportul în formatul pe care destinația îl înțelege deja
Dacă programul de destinație nu are API, aproape întotdeauna știe să importe un anumit tip de fișier. Este cazul contabilității: generarea fișierului de import contabil, cum este cel pentru programul A3, permite încărcarea facturilor din perioada respectivă într-un singur pas, în loc să fie tastate notă contabilă cu notă contabilă.
De unde să începeți
- Desenați traseul datelor dumneavoastră. Ce intră, în ce program, cine le transferă, unde și de câte ori.
- Alegeți un singur proces. Pe cel care consumă cele mai multe ore, nu pe cel mai spectaculos.
- Lăsați procesul manual să coexiste cu cel automat până când noul proces este validat cu date reale.
- Măsurați orele eliberate și folosiți acest rezultat pentru a decide următorul pas.
Pentru a calcula dacă merită, găsiți metoda completă în cum calculați ROI-ul real al automatizării unui proces.
Cum lucrăm noi la Effic Software
Am integrat prin web service ERP-ul specific de sector al unui grup format din patru societăți, citim cu IA, în loturi, facturile furnizorilor, generăm fișierul de import contabil pentru A3 și expunem un API prin care un ERP precum Odoo poate emite documente fără ca datele să fie tastate din nou. Totul pornește de la un diagnostic gratuit, în care se desenează traseul datelor dumneavoastră și se ordonează procesele după orele care pot fi recuperate.
Găsiți detaliile și calculatorul pe pagina integrarea sistemelor: renunțați la reintroducerea manuală a datelor.