Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control del transporte público de mercancías ya no vale en papel: tiene que ser electrónico, llevar un código QR que permita descargarlo en carretera y conservarse durante un año. No es una recomendación ni una buena práctica: es una obligación con una infracción grave detrás.
Este artículo explica, sin rodeos, qué es el DeCA, a quién obliga exactamente, qué datos tiene que llevar, qué requisitos técnicos exige la norma y cómo ponerlo en marcha si aún no lo tienes. Si gestionas una flota o contratas transporte, esto te afecta.
¿Qué es el DeCA?
DeCA son las siglas de Documento Electrónico de Control Administrativo del transporte de mercancías. Es la versión digital del documento de control que hoy viaja en la cabina en papel o como PDF suelto en el móvil del conductor.
El cambio no es solo de soporte. El documento pasa a ser un PDF nativo digital con una dirección única en internet, accesible mediante un código QR que la Inspección escanea en el arcén y que devuelve el documento directamente, sin usuario ni contraseña. Cada cambio en ruta genera una versión nueva, y todas se conservan.
¿Desde cuándo es obligatorio el DeCA?
Desde el 5 de octubre de 2026, por la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible. La Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784) fija los requisitos técnicos que debe cumplir el documento.
Conviene no apurar. El documento se emite desde los datos de la operación, así que el trabajo real no es el día de la emisión: es tener el fichero de clientes, el parque de vehículos y el flujo de rutas en condiciones para que el documento salga solo.
¿A quién obliga y quién responde si falta?
Obliga a dos partes, y las dos responden.
- Cargador contractual: quien contrata con el transportista efectivo. Puede ser otro transportista, una cooperativa, una agencia, un transitario o un operador logístico. Responde de las partes, del origen y destino, y de la naturaleza y el peso de la mercancía.
- Transportista efectivo: el titular de la autorización al amparo de la cual se realiza el transporte, incluido el proveedor cuando hay subcontratación. Responde de la autorización especial, la fecha y las matrículas.
Por no formalizarlo o no llevarlo a bordo responden solidariamente; el cargador se exime si prueba que lo emitió. La falta del documento, o la de sus datos esenciales, es infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT.
Quedan fuera, según el art. 2 de la Orden FOM/2861/2012, el transporte internacional, el privado complementario, la paquetería o reparto de pocos bultos que una persona pueda manipular sin más ayuda que la del vehículo, y las mudanzas.
Qué datos tiene que llevar el documento
El contenido mínimo lo fija el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012:
- Cargador contractual: razón social, NIF y domicilio.
- Transportista efectivo: razón social y NIF.
- Lugar de origen y de destino del envío.
- Naturaleza y peso —o volumen— de la mercancía.
- Autorización especial de circulación, si procede.
- Fecha de realización del transporte.
- Matrícula de tractora y de semirremolque.
- Observaciones o reservas, si se solicitan.
Dos precisiones que evitan discusiones: el conductor es un dato opcional (por minimización, lo razonable es no imprimirlo salvo petición expresa) y el precio nunca forma parte del documento.
Requisitos técnicos que exige la norma
Aquí es donde muchos sistemas se quedan cortos. No basta con generar un PDF y mandarlo por correo:
- PDF nativo digital de 5 MB como máximo. Generado desde los datos, no escaneado.
- URL única por documento, HTTPS con TLS 1.2 o superior. Con identificador aleatorio, para que no se pueda adivinar ni recorrer.
- QR que descarga el PDF sin interacción. Sin login, sin pantalla intermedia: la respuesta es el documento.
- Versionado de los cambios en ruta. Si cambia el vehículo, se reemite: el QR ya impreso sigue valiendo y resuelve a la versión vigente.
- 7 días de descarga tras el fin del servicio y 1 año de conservación. La ventana pública se cierra sola; las versiones se guardan.
¿Hay que homologar el sistema?
No. No existe homologación, ni registro previo, ni autorización administrativa: el sistema no se aprueba, se comprueba en carretera. Lo que se verifica es que el documento existe, que el QR devuelve el PDF y que los datos están completos.
Eso reduce la burocracia, pero sube el listón técnico: la responsabilidad de que el enlace funcione el día del control es de quien emite.
Cómo ponerlo en marcha si aún no lo tienes
El orden que funciona es este:
- Revisa los datos maestros. Clientes con razón social, NIF y domicilio completos; vehículos con matrícula de tractora y semirremolque.
- Decide quién emite en cada operación. Cargador o transportista: acuérdalo por escrito con tus contrapartes, porque la responsabilidad es solidaria.
- Prueba el circuito completo. Emitir, imprimir el QR, escanearlo con un móvil cualquiera y comprobar que el PDF se descarga sin credenciales.
- Ensaya la reemisión. Cambia el vehículo a mitad de ruta y verifica que el QR impreso sigue llevando a la versión correcta.
- Ponte un aviso antes de la salida. Una ruta nacional sin DeCA emitido no debería salir del muelle.
Cómo se resuelve con Effic Flotas
En Effic Flotas el DeCA es un módulo ya construido: el documento se emite desde la ruta y desde los datos que la flota ya tiene en el sistema, con numeración correlativa, historial de modificaciones impreso en el propio PDF, copia automática al conductor por WhatsApp, entrega firmada, etiqueta de expedición por envío y una API para emitirlo desde tu ERP.
El listado de rutas marca en rojo toda ruta nacional que aún no tiene su documento emitido, así que el aviso llega antes de que salga el camión, no después del control.
Puedes darte de alta y probarlo gratis durante 8 días. Tienes el detalle completo —marco legal, contenido, flujo de trabajo y protección de datos— en la página del DeCA.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
¿El conductor puede llevarlo en el móvil?
Sí. Puede llevar el PDF o el QR impreso; lo que no tiene valor son las anotaciones a mano sobre el documento.
¿Qué pasa si el documento se corrige en ruta?
Se reemite con un motivo obligatorio y se genera una versión nueva. El QR ya impreso sigue siendo válido porque resuelve siempre a la versión vigente.
¿Se puede agrupar varios envíos en un mismo documento?
Sí, cuando coinciden cargador y transportista, detallando origen, destino, mercancía y peso o volumen por línea.
¿Qué transportes no necesitan DeCA?
El internacional, el privado complementario, la paquetería o reparto de pocos bultos y las mudanzas.
¿Cómo se acredita la entrega?
En Effic Flotas el receptor firma con nombre y DNI en el móvil del conductor o en el suyo, escaneando un QR, y la firma queda en el expediente del documento.
Si aún no tienes tu DeCA, no improvises: date de alta en Effic Flotas y pruébalo gratis 8 días, o habla con el equipo y te preparamos una demo del DeCA con datos reales de tu operación.